まずGmailに関しては、LabsからCustom Label Colors, Superstars, Tasks, Google Calender gadget, Signature tweaks, Send & Archiveなどの機能を導入しました。特にCustom Label Colors, Superstarsなどで色分けすると直観的に作業を進めることができ、仕事が非常にやりやすくなります。
また、メール表示左端の二重点線にマウスを合わせると、手のアイコンが出てきて、そのメールをドラッグしてLabelにそのままもってゆくことができますので、このドラッグによりさらにメールボックスの整理が簡単になりました。
次に覚えたのがショートカット。覚え方を工夫すれば、指をキーボードから離さずに作業できますから、これまた作業が非常に速くなります。
とにかく指はできるだけキーボードから離さない。つまり、マウスの使用は必要最小限に抑えることを仕事の大原則として、そのやり方を少しずつ覚えていったら、確かに仕事はずいぶん速くなりました。
ご存知の方も多いとは思いますが、皆さんも以下のショートカットを使われたらいかがでしょうか。
Gmailのショートカット
r メールにReplyする｡ [ReplyのRで覚える]
a 全員にメールを返信する [AllのAで覚える]
f メールを転送する [ForwardのFで覚える]
c 新しいメールをComposeする｡ [ComposeのCで覚える]
j 古いスレッドに移動する [よく使う機能なので一番意識しやすい右人差し指]
k 新しいスレッドに移動する[jの横だから右中指で｡Newと同音のKnewのKで覚える]
p 前のメールに移動する [PreviousのPで覚える]
n 次の新しいメールに移動する [NewのNで覚える]
e スレッドをarchivEに入れる [archivEのEで覚える]
s メール･スレッドにStarをつける [StarのSで覚える]
l メールにLabelをつける [LabelのLで覚える]
gi インボックスに戻る [Go to InboxのGIで覚える]
u スレッドリストに戻る [一番上(Up)のスレッドリストに行くという意味のUで覚える]
z 直前の操作をキャンセルして元に戻す [Windowsの Ctrl+z と同じ。ヤバイことをした時の最後の(z)手段]
! 迷惑メールを報告 [こんなイヤなメールが来てしまった!という感嘆符]
# Trashに捨てる [「井」戸に放り込むように]
? ショートカット一覧を提示する｡ [ヘルプの意味での?]
Google Calenderのショートカット
t ｢今日｣に移る [TodayのTで覚える]
d カレンダーを｢日｣ビューにする [DayのDで覚える]
w カレンダーを｢週｣ビューにする [WeekのWで覚える]
m カレンダーを｢月｣ビューにする [MonthのMで覚える]
p カレンダーの前の期間に戻る [PreviousのPで覚える]
n カレンダーの新しい期間に移る [NewのNで覚える]
a ｢予定リスト｣ビューに移る [All(すべての)予定を示せのAで覚える]
c 新しい予定をComposeする [ComposeのCで覚える]
マウスというのはすごい発明であり、またトラックボールマウスというのは最短の運動で機敏な動きをしてくれるすぐれたマウスですが、やはりマウスに手を伸ばさずに、可能な限りキーボード上で作業をすることが一番能率的かと思います。
仕事に追われ始めたら、どうぞショートカットをお試しください。
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